Hướng Dẫn Sử Dụng Todoist Cho Người Mới Bắt Đầu

Tìm hiểu cách sử dụng Todoist để quản lý công việc hiệu quả.

Giới Thiệu Về Todoist

Todoist là một ứng dụng quản lý công việc mạnh mẽ và linh hoạt, được thiết kế để giúp bạn tổ chức và sắp xếp các nhiệm vụ hàng ngày một cách dễ dàng. Với Todoist, bạn có thể theo dõi mọi việc cần làm, từ những công việc cá nhân nhỏ nhặt đến các dự án công việc phức tạp. Ứng dụng này hỗ trợ nhiều nền tảng, bao gồm cả di động, máy tính bảng và máy tính, giúp bạn quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi.

Tạo Nhiệm Vụ Đầu Tiên

Để bắt đầu với Todoist, việc đầu tiên bạn cần làm là tạo một nhiệm vụ. Sau khi đăng nhập vào ứng dụng, bạn sẽ thấy nút "Thêm nhiệm vụ" (Add Task) ở góc dưới màn hình. Nhấp vào nút này để mở giao diện tạo nhiệm vụ mới. Bạn chỉ cần nhập tiêu đề của nhiệm vụ, ví dụ như "Hoàn thành báo cáo tháng" và nhấn "Enter" để lưu lại nhiệm vụ.

Ngoài tiêu đề, bạn cũng có thể thêm các chi tiết khác như hạn chót (due date), ưu tiên (priority), và dự án (project) mà nhiệm vụ này thuộc về. Điều này giúp bạn dễ dàng tổ chức và quản lý các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên và thời gian.

Sử Dụng Các Dự Án Để Tổ Chức Công Việc

Một trong những tính năng mạnh mẽ của Todoist là khả năng tổ chức các nhiệm vụ vào các dự án. Dự án trong Todoist giống như các thư mục, nơi bạn có thể nhóm các nhiệm vụ có liên quan lại với nhau. Để tạo một dự án mới, bạn chỉ cần nhấp vào nút "Thêm dự án" (Add Project) ở thanh bên trái, nhập tên dự án và chọn màu sắc cho dự án đó. Sau khi tạo xong, bạn có thể kéo thả các nhiệm vụ vào dự án hoặc chọn dự án cho mỗi nhiệm vụ khi bạn tạo mới.

Sắp xếp các nhiệm vụ vào các dự án giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, đặc biệt khi bạn đang làm việc trên nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Bạn cũng có thể chia các dự án lớn thành các dự án con để quản lý dễ dàng hơn.

Thiết Lập Hạn Chót Và Nhắc Nhở

Todoist cho phép bạn thiết lập hạn chót và nhắc nhở cho mỗi nhiệm vụ để đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ bất kỳ công việc quan trọng nào. Khi tạo hoặc chỉnh sửa một nhiệm vụ, bạn có thể chọn ngày và giờ cụ thể cho hạn chót bằng cách nhấp vào biểu tượng lịch. Todoist sẽ tự động sắp xếp các nhiệm vụ theo thời gian, giúp bạn dễ dàng biết được nhiệm vụ nào cần hoàn thành trước.

Bạn cũng có thể thiết lập nhắc nhở cho các nhiệm vụ quan trọng. Nhắc nhở sẽ gửi thông báo đến thiết bị của bạn tại thời gian bạn đã chọn, đảm bảo rằng bạn luôn được nhắc nhở về các công việc cần làm. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn có nhiều nhiệm vụ cần hoàn thành trong ngày.

Sử Dụng Nhãn Và Bộ Lọc Để Quản Lý Công Việc

Nhãn (Label) và bộ lọc (Filter) là hai công cụ hữu ích giúp bạn quản lý công việc một cách hiệu quả hơn trong Todoist. Nhãn cho phép bạn phân loại nhiệm vụ theo các tiêu chí khác nhau, chẳng hạn như mức độ ưu tiên, loại công việc, hoặc trạng thái nhiệm vụ. Để thêm nhãn vào nhiệm vụ, bạn chỉ cần nhập dấu # theo sau là tên nhãn khi tạo hoặc chỉnh sửa nhiệm vụ.

Bộ lọc là công cụ giúp bạn tìm và sắp xếp các nhiệm vụ theo các tiêu chí cụ thể mà bạn quan tâm. Ví dụ, bạn có thể tạo bộ lọc để chỉ hiển thị các nhiệm vụ có hạn chót trong tuần này, hoặc chỉ những nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao. Để tạo bộ lọc, bạn nhấp vào "Thêm bộ lọc" (Add Filter) trong thanh bên trái, sau đó đặt tên và thiết lập điều kiện cho bộ lọc. Khi bạn chọn bộ lọc đó, Todoist sẽ chỉ hiển thị các nhiệm vụ đáp ứng điều kiện mà bạn đã đặt ra.

Nhãn và bộ lọc kết hợp với nhau giúp bạn quản lý công việc một cách có hệ thống hơn, đặc biệt là khi bạn đang xử lý nhiều nhiệm vụ khác nhau. Bằng cách sử dụng nhãn và bộ lọc, bạn có thể dễ dàng tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất và đảm bảo rằng mình không bỏ sót bất kỳ công việc nào.

Hoàn Thành Và Theo Dõi Tiến Độ Công Việc

Khi bạn hoàn thành một nhiệm vụ, chỉ cần nhấp vào ô trống bên cạnh nhiệm vụ đó để đánh dấu là đã hoàn thành. Todoist sẽ tự động di chuyển nhiệm vụ vào danh sách các nhiệm vụ đã hoàn thành, giúp bạn giữ cho danh sách công việc luôn gọn gàng và tập trung vào những gì còn lại. Việc đánh dấu hoàn thành cũng giúp bạn cảm thấy có động lực hơn khi nhìn thấy tiến độ của mình trong ứng dụng.

Todoist cung cấp tính năng theo dõi tiến độ công việc thông qua hệ thống điểm Karma. Mỗi khi bạn hoàn thành nhiệm vụ hoặc đạt được mục tiêu hàng ngày/tuần, bạn sẽ nhận được điểm Karma. Bạn có thể xem điểm Karma của mình và theo dõi các thành tựu đã đạt được trong phần "Năng suất" (Productivity) của ứng dụng. Hệ thống này không chỉ giúp bạn thấy được sự tiến bộ mà còn thúc đẩy bạn hoàn thành công việc đúng hạn.

Tích Hợp Và Đồng Bộ Hóa Với Các Ứng Dụng Khác

Todoist hỗ trợ tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác nhau, giúp bạn dễ dàng quản lý công việc từ nhiều nguồn. Bạn có thể đồng bộ hóa Todoist với Google Calendar để tự động cập nhật các nhiệm vụ vào lịch của mình, hoặc tích hợp với Slack để quản lý nhiệm vụ trực tiếp từ các cuộc trò chuyện trong nhóm. Ngoài ra, Todoist cũng hỗ trợ các dịch vụ như Dropbox, Zapier, và nhiều ứng dụng khác, mang lại sự linh hoạt tối đa trong việc quản lý công việc.

Todoist đồng bộ hóa dữ liệu của bạn trên tất cả các thiết bị, từ điện thoại di động đến máy tính bảng và máy tính. Điều này đảm bảo rằng bạn có thể truy cập và cập nhật nhiệm vụ của mình mọi lúc, mọi nơi, mà không lo bị mất dữ liệu hoặc không đồng bộ kịp thời.

Ứng dụng quản lý công việc

Todoist là một ứng dụng quản lý công việc mạnh mẽ và linh hoạt, lý tưởng cho cả người mới bắt đầu và những người đã có kinh nghiệm trong việc tổ chức công việc. Với giao diện trực quan, tính năng đa dạng và khả năng đồng bộ hóa tốt, Todoist giúp bạn dễ dàng quản lý thời gian và công việc của mình một cách hiệu quả. Dù bạn đang tìm kiếm một công cụ để quản lý công việc cá nhân hay các dự án phức tạp, Todoist sẽ là người bạn đồng hành đắc lực trên con đường hướng tới năng suất cao hơn.

Bắt đầu với Todoist ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt trong cách bạn quản lý công việc và tối ưu hóa thời gian của mình!